Una nueva manera de guardar tu información que trae consigo varios beneficios la gestión de tu negocio.
La nube es una nueva forma de almacenamiento de información que es tendencia en los últimos años. Es por ello que ha ido dejando de lado el uso de dispositivos físicos para almacenar archivos. Así mismo, permite tener tus archivos, que normalmente estarían en tu computadora o en un dispositivo de almacenamiento móvil. Con disponibilidad de poder utilizarlos en cuando momento solo guardándolos en servidores que puedes encontrar en cualquier computadora con Internet. Sin embargo, resulta complicado hacer entender a las personas que no son nativos digitales que ya no necesitan una computadora. Ahora para poder ver o transportar un archivo solo basta con que tengas un dispositivo con acceso a la red. Es por ello que es beneficioso trabajar en la nube, ya que almacenas tú información teniendo una cuenta en Google.
De igual manera, para trabajar en la nube no significa que necesite los archivos, aplicaciones y programas en físico. Esto quiere decir, que no es necesario que tengamos guardados en dispositivos de almacenamiento externo. Por lo tanto, podríamos tener acceso a ellos desde cualquier lugar en el que nos encontremos solo con Internet. No necesito tener en un ordenador externo cerca de mí para poder usarlos. Esto significa que, trabajando en nube, podemos acceder a nuestros datos y aplicaciones desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. No dependiendo de tener a la mano nuestro ordenador en todo momento.
¿Realmente me serviría la nube?
En realidad, aunque tenga una concepción abstracta, esta si existe y ayuda a las empresas a estar en línea. Además, la nube ha ayudado a que ya no existan obstáculos para entrar a muchas empresas. Sin importar el tamaño que tenga la empresa, solo utilizando las Tecnologías de la Información para beneficiarse. Así mismo, permite a una pequeña compañía este al mismo nivel en relación al uso de la tecnología. Ya que contribuye con la optimización de la productividad por volverlas eficientes y ágiles en la toma de decisiones.
En consecuencia, con el avance de la tecnología debemos comprender que se están creando nuevas herramientas. Estás a su vez traen ventajas que contribuirán con el crecimiento de la empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes. Aquí detallaremos las más importantes
Ventajas que encontramos:
1. Acceso de cualquier dispositivo
Para acceder a tus programas o archivos que se encuentren en la nube lo puedes hacer desde cualquier dispositivo. Es por ello que lo podrías hacer desde tu computadora, Tablet, laptop o desde un Smartphone, solo conectándote a Internet. Además, puedes monitorear tus archivos desde cualquier lugar ya que ahora la empresa no es estática como lo era antes. Ya no es necesario que vayas a la empresa para recoger un archivo importante sino sólo almacenarlo en la nube. También se le puede dar acceso a un empleado para que hacerles seguimiento. Con todo esto, se mejorará la gestión de la empresa al poder estar supervisada a lo largo del día. Si se le entrega el acceso a un trabajador este debe estar debidamente capacitado para que no cometa futuros errores. En vez de optimizar sus competencias haga todo lo contrario y la termine perjudicando.
2. Software en un solo lugar
Trabajar con la nube te permitirá tener todos tus archivos, programas, etc, en la red. Lo que hará olvidarte de estar instalando los programas que necesitas en una PC, laptop o dispositivo. También te descargará las actualizaciones que sean necesarias automáticamente, minimizando las tareas que antiguamente tenías que hacer. Además, te permite ingresar de inmediato a toda la información de tu empresa, teniendo una cuenta. Pero es clave remarcar que es de vital importancia que la empresa cuente con una conexión a Internet. Así mismo, también debes tener instalado un navegador de Internet para poder acceder a la nube y trabajar tranquilamente.
3. Ahorro de dinero
A lo largo de los años las empresas han estado invirtiendo su dinero en implementar mejoras en sus equipos. Esto quiere decir que compraban dispositivos de almacenamiento para mejorar la gestión de sus procesos. Para instalar estos dispositivos externos se necesitaba contratar a una persona que sepa de sistemas y lo haga. Además de estar en constante comunicación con él por si no funciona o por mantenimiento. Todo esto sin el uso de la nube, pero una vez que decides usarla todo esto cambia. A partir de no tener muchos programas instalados en la PC por estar gran mayoría de ellos en la red. No requiere la contratación de un técnico para un constante mantenimiento tanto de software y como de hardware. En consecuencia, disminuye en gran medida los gastos de la empresa. En comparación de otras compañías que no cuentan con un espacio para almacenar contenido en la nube.
4. Seguridad
Muchas personas siempre han pensado que Internet no es lugar en el que se pueda confiar. Todo esto por la cantidad de gente que tiene acceso a ella. Así mismo, por esa desconfianza es que no usan la nube y prefieren los dispositivos físicos. Pero poco a poco ese concepto que tienen las personas en sus mentes está cambiando. Y están empezando a optar por trabajar con la nube para guardar sus documentos, aplicaciones, programas, entre otras cosas. Ya que se han dado cuenta de los beneficios que les brinda la nube al trabajar con ella. Por ejemplo, si tengo mi dispositivo de almacenamiento y entra algún virus o que ocurra un accidente en la empresa. Si cualquiera de estos hechos ocurriera sería muy difícil recuperar la información pérdida. Y todo por no usar la nube ya que si la estuvieras utilizando no perderíamos nuestros datos. Además, en la nube hay constantemente copias de seguridad que te ayudan a guardar automáticamente tu información. Incluso si se te perdiera tu dispositivo, para lo que puedas visualizar tus datos abriendo tu cuenta en otro. Igualmente, se puede acceder a la nube a cualquier hora, los 365 días del año.
5. Mínima inversión
Para empezar a trabajar con la nube no es necesario contar con gran cantidad de dinero para comenzar. Esto se debe a que cuando te creas una cuenta la empresa que te provee el almacenamiento gratis. Igualmente, cada marca tiene un tope de almacenamiento, va a depender cual escojas pero mínimo es 15 GB. También, cada marca tiene su propio tarifario de memoria. Es por ello, si quieres mejorar los procesos y tener mayor capacidad de almacenamiento debes ubicar al proveedor. Él será el encargado de brindarle las tarifas y aconsejarle cual es el que mejor se adecua a tu empresa.
Con lo antes mencionado podemos corroborar que el avance de la tecnología es constante y no se detiene. Este avance no debe ser ajeno para las empresas, deben estar en constante innovación y trabajar con la tecnología. Ya que si no se acoplan y dejan de actualizarse ya no serán la primera opción para sus clientes. Es por ello que trabajar de la mano con productos y sistemas tecnológicos. No solo porque te ayuda en la gestión de la empresa sino porque llama la atención de los clientes. Por esto mismo, no debemos ver como una opción trabajar con la nube, sino prácticamente como una necesidad. Tomando como referencia las ventajas mencionadas que le traen a las compañías tener tu información en Internet. Sin importar que tamaño tenga la empresa, sea pequeña, mediana o grande.
De igual manera, enumeramos las mejores alternativas para de alojamiento de información en la nube:
1. Dropbox
Es una compañía que brinda un servicio que te permite almacenar tu información en la nube. Al principio te brinda gigas para que uses en tu empresa completamente gratis. Lo bueno de este sistema es que te permite sincronizar todos tus documentos en línea en cualquier momento. Además de poder compartirlas con la cantidad de usuarios que desees, ya sea en computadores o celulares. Sin importan la marca de los dispositivos.
2. Evernote
Es una aplicación que aparte de permitirte guardar toda tu información en la nube, también permite programar tareas. Además, esta herramienta te permite crear anotaciones, editarlas, enviarlas, entre otras, todo en tiempo real. Lo que te ayudará a optimizar tu tiempo al poder recabar, ordenar, juntar la información que desees.
3. Google Drive
También es un servicio de almacenamiento de información que además una versión muy similar a la Microsoft Office pero online. Esto quiere decir que es como si tuvieras todo el paquete de Office para que hagas tus documentos completamente gratis. Además, si quieres editar un documento, no es necesario que lo hagas tú obligatoriamente. Esto se debe a que si le das acceso a las compañeros de trabajos, ellos podrían editarlas sin ningún problema. Así mismo, esta herramienta te permite tener ordenados tus archivos porque te permite crear carpetas. Cuando comienzas a trabajar on esta aplicación te 15GB de almacenamiento de datos gratuitos. Y si quieres más espacio tienes que contactarte con el proveedor que ofrezca los planes.
4. OneDrive
Es una aplicación que brinda el servicio de almacenamiento de información en la nube, esta herramienta es propiedad de Microsoft. Te permite comenzar, editar, compartir información que tengas en un documento de Microsoft Office directamente en línea. Además te permite guardar imágenes, videos, música y cualquier tipo de documento, también puedes compartirlos con quien quieras. Así mismo, cuando empiezas a trabajar con esta herramienta y quieres guardar archivos te brindan 5GB. Pero si quieres almacenar imágenes o videos te dan hasta 15 GB de espacio.
Ya queda a criterio de cada persona escoger cual se adecua más a las necesidades de su empresa. Teniendo en cuenta las características que se han mencionado de los principales servidores de almacenamiento de información en la nube.
Por otra parte, existen Sistemas de Gestión en la Nube; tales como NTX 360. Este es un sistema de gestión de las áreas más críticas de tu empresa; entre otros sistemas en la nube.
Actualmente estamos viviendo una etapa de transformación digital, donde si una empresa quiere perdurar en el tiempo debe adaptarse. De lo contrario estaría destinada a quebrar por no estar a la vanguardia como ya estarían las demás. No obstante, hay empresas que ya se dieron cuenta que deben trabajar con la nube y están mejorando. No solo su gestión de procesos sino también su modelo de negocios.