Antes de hablar más detalladamente sobre la Facturación Electrónica empezaremos definiendo qué es una factura. Después de ello, mencionaremos las clases de facturas que existen y que ventajas trae a la empresa emitirlas. Además, se darán ejemplos para que puedan identificar que clase de factura deben utilizar dependiendo la situación. Con toda esto, se identifique cuál de las facturas existentes se podría adaptar perfectamente a las operaciones de tu empresa.
La factura es un documento el cual refleja que se produjo un intercambio de productos o servicios por dinero. Además en ese papel esta detallada la información completa de la transacción ya sea por un producto o servicio. Por ejemplo, deben tener la fecha y hora de emisión, el pago total que se realizó incluyendo IGV. Así mismo, no es una sola factura sino que debe contar con copias para la empresa, cliente y SUNAT. Donde era obligatorio que los tres documentos tengan el logotipo de la empresa con la que se hacía la transacción.
Igualmente, la factura es un comprobante de pago legal que ayuda al comprador a poder deducir impuestos. En relación a las empresas que entregan facturas, ellos contribuyen con el crecimiento del país. Esto se debe ya que ayudan con la recolección de impuestos a través de la venta de un producto.
¿Es necesario emitir facturas?
Seguidamente, las personas naturales que apueste por tener un negocio o cualquier empresario tienen que hacer facturas. De lo contrario estarían evadiendo impuestos lo cual es un delito. Igualmente, podrías ir a la cárcel por hacer alguna jugada que haga deducir impuestos que no esté permitida. Así que si no quieres tener problemas legales contra el Estado, es un imperativo emitirlas. De esta forma, confirmaras que existió una transacción por la venta de un producto o prestación de un determinado servicio. De igual manera, las facturas deben tener un número que estar ordenados de manera continua, para tener un orden. Además debe estar presenta la razón social de las empresas que participan en la transacción, comprador y vendedor.
Clases de facturas
Si una persona está dispuesta a comenzar un negocio propio, debe saber que existen ciertas clases de facturas. Así mismo, cada una de ellas ha sido diseñada para utilizarse en una situación específica. Por esto mismo, te enumeramos las más importantes y explicaremos en qué contexto es ideal para que las uses.
1. Factura Ordinaria
Es la clase de factura que usa la mayor parte de emprendedores para comprobar que existió una transacción financiera. Esta pudo haber sido por la venta de un determinado producto o por la prestación de servicios. Además, dentro de su estructura debe tener todos los datos de la operación financiera, el número de la factura. Igualmente, la fecha en la que se emitió, la razón social de las empresas que participaron en la compraventa. Así mismo, y una de las partes más importantes que es el impuesto a que se recogerá por la transacción. De igual forma, con la Factura Ordinaria se puede realizar la Factura Recapitulativa o Rectificativa.
2. Factura Rectificativa
Esta clase de factura sirve para remediar algún error que se haya cometido durante la transacción. Por ejemplo, si en la venta de un producto se aplicó mal un descuento, error en el envío. También si le dimos un producto por error a otro cliente, algún cambio o devolución de producto, entre otros. De esta forma, si la equivocación que se cometió perjudica a la operación financiera se debe hacer una Factura Rectificativa. No obstante, se tiene que tener en cuenta que tuvo que haberse emitido previamente una Factura Ordinaria.
Así mismo, no es necesario que, en caso suceda, rectifique facturas una por una. Al contrario, se puede juntar todas las Facturas Ordinarias que quieras corregir y hacerlas al mismo tiempo. Igualmente, para que se rectifique una Factura Ordinaria se debe detallar cuales son los motivos por el cual se realiza. Además, se tiene que detallar la cantidad de dinero que se tiene que rectificar, ya sea devolver o abonar. Cabe resaltar que si la factura no es rectificada no serviría, debido a que no tendría ningún valor legal.
3. Factura Recapitulativa
Este tipo de factura es aquella que permite agrupar en un documento todas las operaciones que realices con un cliente. Por esto mismo, no importa el número de transacciones ni que sean en diferentes días. Pero se debe tener en cuenta que todas las operaciones tienen que haberse realizado en el mismo mes. Por ejemplo, si eres un distribuidor de una empresa y han realizado varias transacciones durante un mes. En este caso convendría hacer una Factura Recapitulativa especificando las operaciones que se realizaron y el importe económico.
Así mismo, este tipo de factura ayuda a que no se emitiendo una por cada compraventa que se haga. Igualmente, como en el caso de Factura Ordinaria, debe tener datos específicos para ser considerada una Factura Recapitulativa. Por ejemplo, debe colocarse en la parte superior del documento que se trata de una Factura Recapitulativa. También, un número de serie que permitirá identificarla y almacenarla en orden en caso se solicite. La razón social de ambas empresas que realizan la transacción tiene que estar presente en la factura. Y la fecha cuando se realizó la operación, sin olvidar que se emitirá la factura el último día del mes. Cabe resaltar que no se podría emitir una Factura Recapitulativa si las transacciones se realizaron en distintos meses.
4. Factura Proforma
Este tipo de factura es un completamente diferente a las anteriores ya que no sirve como comprobante de pago. No obstante, tiene gran similitud con la Factura Ordinaria, se considera que es una factura previa a esta. Esto quiere decir que no tiene ninguna validez legal ni tiene efectos contables. Es un documento que sirve para informar al cliente sobre las características de los productos con sus respectivos precios. La idea es detallar la información de los productos solicitados para brindárselo al futuro comprador.
Además, se le envía antes de concretar la venta para comprometerlo a que finalmente se realice la transacción. Igualmente, este documento, al no tener valor contable, no requiere de una numeración, sello o alguna firma. No obstante, si el cliente se acercara a la empresa, en ese caso si se firmaría la factura. Así mismo, cuando se emite una Factura Proforma es necesario que se detalle en la parte superior para evitar confusiones. Cabe resaltar que, al no ser una factura definitiva, se puede hacer cambios antes de realizarse la venta.
5. Factura Simplificada
Este tipo de factura se ha creado con la finalidad de reemplazar al tradicional ticket de compra. La idea es que se utilice cuando existan transacciones menores en vez de estar emitiendo una Factura Ordinaria. No obstante, tiene muchas similitudes solo que la Factura Simplificada resume con los datos más importantes. Esto quiere decir que es solo una factura resumida que cumple con los requisitos para ser considerada legal. Igualmente, como las anteriores, este documento debe tener datos como razón social de las empresas, números de registro. También la fecha de emisión y una resumida descripción de los productos que son motivo de transacción. Es común que te entreguen este tipo de facturas en varias clases de negocios en nuestro país. Por ejemplo, los comprobantes de pago que entregan en el peaje, discotecas, restaurantes, entre otros.
6. Factura Electrónica
Este tipo de facturas tiene el mismo valor que una Factura Ordinaria solo que no es física, sino digital. No obstante, para que sea útil para efectos contables, es necesario que tenga la misma información. Además de tener la firma electrónica de la empresa que brinda el servicio en todas las facturas que se emitan. Este formato de comprobante de pago tiene la finalidad de suplir las notas de crédito, recibos en forma física. Es un documento que se utiliza para describir el costo por prestación de servicios y desglosar los impuestos a pagar.
Muchos empresarios que recién empiezan un negocio o los que tienen un poquito más de tiempo no creen en ella. Pero, las pymes también pueden aprovechar todos los beneficios que brinda la Facturación Electrónica que tienen las grandes empresas. Sin embargo, con este tipo de documentos no se obtiene beneficios inmediatos para las pequeñas y medianas empresas peruanas Pero si hay ventajas a mediano y largo plazo ya que mejora la productividad y permite optimizar procesos. Así mismo, te mencionamos las ventajas más importantes de utilizar Facturación Electrónica.
Ventajas de la Facturación Electrónica
A continuación, se mencionará las ventajas más importantes que trae a la empresa el usar la Facturación Electrónica:.
- Reducción de costos de impresión ya que no tendremos que estar imprimiendo todas las facturas que emitamos.
- Se entregan las facturas de forma rápida a los clientes debido a que se realizará vía online. Por lo que se puede mandar el archivo a su correo electrónico.
- Al no tener que imprimirlo, no habrá necesidad de tenerlo físicamente. Por lo tanto, no tendremos que comprar un archivero para almacenarlos, lo que también significa un ahorro de costos.
- Cumplir con las normas que establece la SUNAT, pues al ser un documento virtual, simplemente se debe llenar la información. Por ahora no es obligatorio para algunas empresas, pero SUNAT está poniendo fecha límite para que las demás se acoclen.
- Otra ventaja que trae no imprimirlas es que reduce el impacto en el medio ambiente. Esto se debe a que para crear papel se tiene que cortar arboles para después procesarlos.
- El sistema no es tan complejo de usar. Además, cuando contactas a un proveedor te indicaciones de cómo usarlo.
- Elimina los errores que usualmente se cometían en las Facturas Ordinarias. Por ejemplo, cuando se escribía la descripción, el precio, al redactar nombres de empresas, entre otros. Esto se debe porque necesita que todo este correcto para recién poder emitirla.
- Contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Del mismo modo, con este tipo de comprobantes de pago se usan soportes informáticos para almacenarlo. Al contrario de las Facturas Ordinarias que necesitas de un lugar con soporte físico para colocarla las factura en papel. De igual forma, existen formatos de cómo emitir una factura para que puedas enviárselo al cliente o usuario. Los más útiles y usados son los siguientes:
Este tipo de formato es utilizado cuando el cliente es un particular, un profesional o una PYME. Además, que tengan como finalidad guardar electrónicamente la factura. Pero se debe tener en cuenta que no se puede añadir ni modificar datos que ya estén en el documento.
XML
Este formato se usa cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis.
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